I tools informatici negli ERP ottimizzano le attività aziendali
Il termine inglese tool significa letteralmente "strumento" o "utensile". Nel gergo informatico questa espressione descrive un software specializzato sviluppato per svolgere compiti specifici. L’ambito applicativo che coprono i tools è ridotto e questa caratteristica è ciò che li distingue da altre tipologie di software più sistemiche come Microsoft Office o la suite Adobe, per citarne due.
Questa tipologia di software è particolarmente apprezzata in contesti operativi in cui gli utenti devono svolgere attività ripetitive. L'implementazione di tools mirati semplifica i compiti complessi, automatizza le operazioni e riduce sensibilmente la percentuale di errore umano. In altre parole, i tools informatici sono alleati preziosi per una gestione più efficiente e ottimizzata di tutte le risorse aziendali.
Le diverse aree di applicazione dei tools
Le operazioni specifiche e i campi di utilizzo di questi software sono i più disparati: aggregare procedure, omogenizzare dati, semplificare processi, rendere più fruibili gli output ed eliminare la ripetitività sono solo alcuni esempi di un ventaglio di possibilità molto più ampio.
A rendere così vasto il potenziale applicativo è l'elevata efficienza del tool. Dopo aver profilato in modo schematico le fasi di un qualsiasi processo operativo, si individuano le operazioni più ripetitive e noiose. Progettato e implementato il tool, il feedback in genere è positivo e immediato grazie alla formula “wow” che in pochi secondi risolve intere mezz'ore di lavoro.
Quando una pers di Arca Evolution diventa un tool?
La progettazione di personalizzazioni all'interno di Arca Evolution è una delle attività del team di sviluppo Microdesign. Da sviluppatori apprezziamo la natura modulare di questo gestionale che gli permette di adattarsi continuamente ai nuovi obiettivi senza stravolgere completamente l'assetto aziendale, operazione costosa e nella maggior parte dei casi impensabile per le micro e piccole imprese. I diversi moduli di Arca Evolution (contabili, commerciali, logistici, produttivi, documentali) coprono tutti i processi nelle varie aree operative e possono essere aggiunti gradualmente nel tempo.
Un ulteriore punto di forza è la sua capacità di integrarsi anche attraverso la customizzazione di parti di prodotto. Lo sviluppo di queste personalizzazioni (in gergo Microdesign - pers) nasce dall'ascolto di esigenze specifiche che le funzioni già integrate nei singoli moduli non soddisfano del tutto. Sono rivolte esclusivamente agli addetti ai lavori di una singola azienda, ma non è raro che queste pers possano poi risolvere i problemi di molti. La specificità si generalizza, la platea ristretta di utenti si allarga e le pers si trasformano in tools.
ClipTools: la soluzione made in Microdesign
ClipTools è l'esempio pratico di una personalizzazione ampliata a un pubblico più vasto. L'esigenza specifica del cliente era quella di velocizzare l'importazione di dati eterogenei provenienti da fonti esterne ( lista ufficio acquisti o lista ordini clienti) nel gestionale Arca Evolution. Nonostante il passaggio dal foglio di carta all'email avesse trasformato l'aspetto fisico della lista (da cartaceo a digitale), il modo di importare i dati in uno strumento di gestione aziendale (Arca) non era affatto cambiato: le informazioni continuavano ad essere trascritte da una parte all'altra manualmente. Perché? Una posizione più distaccata del problema ci ha permesso di capire che all'interno di un software come Arca Evolution qualsiasi dato deve essere inserito in forma profilata. Come automatizzare la trascrizione evitando i possibili errori di battitura e senza dover intervenire per forza con una personalizzazione specifica (e costosa)?
La risposta del team di sviluppo di Microdesign è stata lo viluppo di ClipTools un'estensione che si occupa di prelevare quello che è presente nella memoria del Pc detta Appunti e di incollarla nei paradigmi di Arca delle righe di documento normalizzandone i contenuti, traducendo i codici e segnalandone gli eventuali errori. Niente più trascrizioni manuali ma più semplici copia e incolla.
Vantaggi
I vantaggi di questo approccio sono innumerevoli. Gli uffici preposti ad accogliere liste eterogenee (articoli, quantità, prezzi, lotti, matricole, note) che provengono da una qualsiasi forma digitale (e-Mail, Excel, Word, Google Keep) dovranno semplicemente:
Selezionare l’elenco omogeneo di dati da Excel → Eseguire la funzione “Copia”
Spostarsi in Arca → Aprire il documento adatto ad accogliere questi dati
Utilizzare la funzione “Incolla da Clipboard” messa a disposizione da Clip-Tools
A fine processo, l’elenco delle righe del documento di Arca Evolution verranno automaticamente popolate con i dati configurati nella maschera di selezione.
Una giornata di lavoro con Arca Evolution e ClipTools
Diamo uno sguardo a cosa accadrebbe in tre situazioni lavorative piuttosto comuni con Arca Evolution e Clptools in azione.
Caso 1L'ufficio Acquisti riceve dal reparto di produzione un' e-mail con un file allegato in Excel contenente la lista di articoli e quantità da acquistare per i riordini. Le azioni da intraprendere sarebbero:
- Apertura dell’allegato
- Selezione delle colonne articolo e colonna quantità
- “Copia” da menù o CTRL+C
- Da Arca in un nuovo documento o in modifica, viene eseguito “Incolla da clipboard” o CTRL+G in modo che vengano riportate tutte le righe
Caso 2L’ufficio amministrativo inserisce una tabella nella mail di Outlook contenente gli articoli di cancelleria da ordinare. In questo caso la sequenza di azioni sarebbe:
- Apertura mail
- Selezione delle righe della tabella che contiene articolo quantità e prezzo
- “Copia” da menù o CTRL+C
- Come nel caso precedente, da Arca in un nuovo documento o in modifica, viene eseguito “Incolla da clipboard” o CTRL+G
Caso 3Viene ricevuta una nota di Google Keep che contiene articolo quantità e prezzo pattuito con in fornitore:
- Apertura nota di Google Kepp
- “Copia” da menù o CTRL+C delle note formattate correttamente
Da Arca in un nuovo documento o in modifica, viene eseguito “Incolla da clipboard” o CTRL+G
nota: Tutti i testi che non dovessero risultare formattati correttamente nelle note testuali, possono essere copiati prima in Excel per una formattazione corretta prima di essere incollati in Arca.
Come si può facilmente notare in tutte le casistiche descritte sopra le operazioni ruotano intorno la funzione Copia Incolla con la riduzione drastica degli errori di compilazione manuale.